心得與紀錄

疫情後很多實體的社群活動如雨春筍般冒出來，常感覺得在台灣有這樣蓬勃的技術社群能量真的很幸福。由於轉職後比較沒事情做(沒案子)，想說就來報名 WordCamp Taiwan 2023 的志工。這篇文章就來記錄參與志工的過程與一些心得吧。

報名志工

今年 WordCamp Taiwan 2023 的報名招募可以讓人選擇組別志願，建議挑選一些有興趣但不是自己專業的組別，這樣能趁機學到很多不同面相的經驗與換位思考。

關於組別

這次的組別分為以下幾種：

• 總召
• 網站組
• 議程組
• 公關組
• 場地組
• 贊助組
• 設計組

差不多4月初開始徵選，然後4月中就通知了，我進了議程組，想說還好之前曾在「世代談」當過活動執行，多少對邀約安排有點經驗XDDD

議程組要做什麼？

大致上有幾件重點事項：

• 議程規劃
• 講者招募與聯繫

議程規劃

就是議程的流程規劃，例如規劃活動主題、規劃報名流程、場次時段等等，畢竟 WordCamp 的核心除了交流以外就是議程了，大多數的參與者會被議程內容吸引，因此可以算是相當重要的環節。

議程報名資訊

• 規劃議程場次、時間

因為無預設講者數量，所以一開始沒有明確定義場次與時間。但為了明確描繪出活動輪廓，我們最後還是先定義可能的場次量與時段，這樣比較好進行準備與後續的調整。由於場次規劃跟場地有可能互相影響，因此要注意有時候會有突發狀況，例如場地更換等等。

• 定義議程主軸

如果一開始就明確的議程主軸，可以照主軸來規劃。如果沒有的話，直接海選就可以，到時再依照投稿狀況來分類與調整。

• 議程盡量跨領域

由於 WordCamp 的精神是開放與平等，盡可能讓議程內容包含很多領域，例如開發、設計、商業、社群等等，我們有規劃出一個廣泛的分類定義可以參考。(下面附錄)

釋出報名資訊

• 原本規劃：
  • 講者公開招募（2023 年 6 月 26 日）
  • 講者公開招募截止（2023 年 7月 31 日）
  • 講者遴選作業（2023 年 8 月 7 日）
  • 通知獲選講者（2023 年 8 月 21 日）
  • 公布講者名單（2023 年 8 月 28 日）
• 後來公開招募晚了約一週，也延後了截止招募一週，後來就沒有影響太多時程。
• 但講者通知初期規劃漏了需要二次確認，所以建議未來記得直接列出以下流程。
  1. 講者公開招募
  2. 講者公開招募截止
  3. 講者遴選作業
  4. 通知獲選講者
  5. 二次獲選講者
  6. 公布講者名單

與網站組、贊助組、公關組協同作業

說起來越到後期才意識到議程組相當重要，講者招募需要與網站組和公關組協調，而贊助組、公關組會需要招募完畢後的議程規劃以利後續宣傳，以上這些事情會一起冒出來，也就是越快越好，甚至是先把議程時段規劃丟出來，開始賣盲鳥票都是可以考慮的。真的越快越好，先求有再求好。有越多資料才有很多籌碼可以配合票務與場務。

關於宣傳

由於宣傳由公關組處理，老實說不太確定他們的宣傳流程，我們就盡量提供需求資料，例如講者招募資料、一些介紹文字等等。

講者招募與聯繫

當講者招募資料完成後就差不多可以開始公開招募囉～大致有以下幾件事要處理：

• 錄取資訊
• 活動流程
• 講題資料確認
• 票務、禮品確認
• 其他確認

錄取資訊

關於錄取資訊，我們進行了兩次講者聯絡，第一次先通知錄取講者並且在確認是否會出席，第二次則是正式通知後續溝通流程，信件內容包含了：

1. 餐點飲食
2. 議程流程時間
3. 講題大綱確認
4. 活動出席狀況(是否攜伴)
5. 簡報截止時間
6. 禮品尺寸問題
7. 其他

活動流程

因為講者招募狀況有很多變化，議程場次也有可能因此調整，如果講者報名數量高於或低於預期，就必須要滾動式變化。

講題資料確認

盡可能越早拿到題目越好，這部分跟宣傳有很大影響，越早釋出對招募參加者會越有幫助唷。

票務、禮品確認

活動多半會有參加者衣服與小禮物，尺寸之類、品項等等都記得跟設計組確認。

其他確認

講者在籌備過程有可能會提出問題，就盡可能持續溝通協調。

補充

可能沒有講者？

起初其實滿擔心沒有招募到講者，這部分可以跟各夥伴一同討論與支援，例如主動邀稿等等方式都是可以執行的。

議程類型差異

這次覺得較可惜就是議程類型缺少前端、設計類型，我想這部分一樣可以透過主動邀稿方式來處理。

感謝

最後謝謝兩位夥伴 Calvin 和 Alfred 的共事，讓議程組能順利運作。也謝謝 WordCamp Taiwan 2023 所有志工夥伴，一起完成活動！

建議與改進

這邊提出一點建議，希望下次籌備時可以參考：

議程規劃

• 不太需要先規劃議程主軸，直接用「當年度WrodCamp」趕快先釋出報名資訊就對了
• 也建議同步開始盲鳥票務宣傳

議程報名宣傳優先

• 議程組初期花了比較多時間在確認主題與招募細節，後來覺得招募細節可以建立SOP，盡可能趕快丟出招募資訊，越快越好。
  

  活動經驗傳承

• 每個組別盡量留下籌備流程，當新的志工準備新的活動時可以直接參考。這也是這篇文章誕生的原因XD

可以參考的主題分類定義

未來籌辦時可以參考～

工程與開發相關主題：

1. WordPress 核心開發與探討
2. RestAPI 相關整合或其他API應用
3. 外掛開發
4. 佈景主題開發
5. 其他語言的延伸應用， PHP ， HTML ， CSS ， JavaScript ， React 或其他技術的延伸應用
6. 金流串接與應用
7. 開發者工具與開發流程
8. Headless 開發應用
9. SiteEditor 應用
10. 其他開發相關主題

設計與使用體驗相關主題：

1. UI/UX
2. Mobile First 設計
3. 規劃與設計流程
4. Gutenberg 區塊 Blocks 相關
5. 品牌設計與網站整合
6. 字體與字型
7. 其他設計相關

安全性、資料管理、隱私相關主題：

1. 外掛與安全性
2. 主機與網站安全性
3. GDPR 配置相關
4. 緊急應對與惡意攻擊對策
5. 資料保護
6. 其他安全性相關

商務應用與企業經營相關主題：

1. WordPress 電子商務整合
2. 品牌經營
3. 行銷策略
4. 公司經營
5. Freelance 經營
6. SEO 與內容經營相關
7. 社群媒體
8. 其他商用應用

生涯與個人發展相關主題：

1. 創業與經營
2. 個人品牌經營
3. 部落格經營
4. 學習與成長
5. 育兒應用
6. 心理健康
7. 其他

社群與生態圈相關主題：

1. 如何經營 WordPress 生態圈
2. 出一份力共同成長 WordPress
3. 社群的力量
4. 社群活動
5. WordPress 如何可以更好
6. 其他