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WordCamp Taipei 2023 心得

內容目錄

心得與紀錄

疫情後很多實體的社群活動如雨春筍般冒出來,常感覺得在台灣有這樣蓬勃的技術社群能量真的很幸福。由於轉職後比較沒事情做(沒案子),想說就來報名 WordCamp Taiwan 2023 的志工。這篇文章就來記錄參與志工的過程與一些心得吧。

報名志工

今年 WordCamp Taiwan 2023 的報名招募可以讓人選擇組別志願,建議挑選一些有興趣但不是自己專業的組別,這樣能趁機學到很多不同面相的經驗與換位思考。

關於組別

這次的組別分為以下幾種:

  • 總召
  • 網站組
  • 議程組
  • 公關組
  • 場地組
  • 贊助組
  • 設計組

差不多4月初開始徵選,然後4月中就通知了,我進了議程組,想說還好之前曾在「世代談」當過活動執行,多少對邀約安排有點經驗XDDD

議程組要做什麼?

大致上有幾件重點事項:

  • 議程規劃
  • 講者招募與聯繫

議程規劃

就是議程的流程規劃,例如規劃活動主題、規劃報名流程、場次時段等等,畢竟 WordCamp 的核心除了交流以外就是議程了,大多數的參與者會被議程內容吸引,因此可以算是相當重要的環節。

議程報名資訊

  • 規劃議程場次、時間

因為無預設講者數量,所以一開始沒有明確定義場次與時間。但為了明確描繪出活動輪廓,我們最後還是先定義可能的場次量與時段,這樣比較好進行準備與後續的調整。由於場次規劃跟場地有可能互相影響,因此要注意有時候會有突發狀況,例如場地更換等等。

  • 定義議程主軸

如果一開始就明確的議程主軸,可以照主軸來規劃。如果沒有的話,直接海選就可以,到時再依照投稿狀況來分類與調整。

  • 議程盡量跨領域

由於 WordCamp 的精神是開放與平等,盡可能讓議程內容包含很多領域,例如開發、設計、商業、社群等等,我們有規劃出一個廣泛的分類定義可以參考。(下面附錄)

釋出報名資訊

  • 原本規劃:
    • 講者公開招募(2023 年 6 月 26 日)
    • 講者公開招募截止(2023 年 7月 31 日)
    • 講者遴選作業(2023 年 8 月 7 日)
    • 通知獲選講者(2023 年 8 月 21 日)
    • 公布講者名單(2023 年 8 月 28 日)
  • 後來公開招募晚了約一週,也延後了截止招募一週,後來就沒有影響太多時程。
  • 但講者通知初期規劃漏了需要二次確認,所以建議未來記得直接列出以下流程。
    1. 講者公開招募
    2. 講者公開招募截止
    3. 講者遴選作業
    4. 通知獲選講者
    5. 二次獲選講者
    6. 公布講者名單

與網站組、贊助組、公關組協同作業

說起來越到後期才意識到議程組相當重要,講者招募需要與網站組和公關組協調,而贊助組、公關組會需要招募完畢後的議程規劃以利後續宣傳,以上這些事情會一起冒出來,也就是越快越好,甚至是先把議程時段規劃丟出來,開始賣盲鳥票都是可以考慮的。真的越快越好,先求有再求好。有越多資料才有很多籌碼可以配合票務與場務。

關於宣傳

由於宣傳由公關組處理,老實說不太確定他們的宣傳流程,我們就盡量提供需求資料,例如講者招募資料、一些介紹文字等等。

講者招募與聯繫

當講者招募資料完成後就差不多可以開始公開招募囉~大致有以下幾件事要處理:

  • 錄取資訊
  • 活動流程
  • 講題資料確認
  • 票務、禮品確認
  • 其他確認

錄取資訊

關於錄取資訊,我們進行了兩次講者聯絡,第一次先通知錄取講者並且在確認是否會出席,第二次則是正式通知後續溝通流程,信件內容包含了:

  1. 餐點飲食
  2. 議程流程時間
  3. 講題大綱確認
  4. 活動出席狀況(是否攜伴)
  5. 簡報截止時間
  6. 禮品尺寸問題
  7. 其他

活動流程

因為講者招募狀況有很多變化,議程場次也有可能因此調整,如果講者報名數量高於或低於預期,就必須要滾動式變化。

講題資料確認

盡可能越早拿到題目越好,這部分跟宣傳有很大影響,越早釋出對招募參加者會越有幫助唷。

票務、禮品確認

活動多半會有參加者衣服與小禮物,尺寸之類、品項等等都記得跟設計組確認。

其他確認

講者在籌備過程有可能會提出問題,就盡可能持續溝通協調。

補充

可能沒有講者?

起初其實滿擔心沒有招募到講者,這部分可以跟各夥伴一同討論與支援,例如主動邀稿等等方式都是可以執行的。

議程類型差異

這次覺得較可惜就是議程類型缺少前端、設計類型,我想這部分一樣可以透過主動邀稿方式來處理。

感謝

最後謝謝兩位夥伴 Calvin 和 Alfred 的共事,讓議程組能順利運作。也謝謝 WordCamp Taiwan 2023 所有志工夥伴,一起完成活動!

建議與改進

這邊提出一點建議,希望下次籌備時可以參考:

議程規劃

  • 不太需要先規劃議程主軸,直接用「當年度WrodCamp」趕快先釋出報名資訊就對了
  • 也建議同步開始盲鳥票務宣傳

議程報名宣傳優先

  • 議程組初期花了比較多時間在確認主題與招募細節,後來覺得招募細節可以建立SOP,盡可能趕快丟出招募資訊,越快越好。

    活動經驗傳承

  • 每個組別盡量留下籌備流程,當新的志工準備新的活動時可以直接參考。這也是這篇文章誕生的原因XD

可以參考的主題分類定義

未來籌辦時可以參考~

工程與開發相關主題:

  1. WordPress 核心開發與探討
  2. RestAPI 相關整合或其他API應用
  3. 外掛開發
  4. 佈景主題開發
  5. 其他語言的延伸應用, PHP , HTML , CSS , JavaScript , React 或其他技術的延伸應用
  6. 金流串接與應用
  7. 開發者工具與開發流程
  8. Headless 開發應用
  9. SiteEditor 應用
  10. 其他開發相關主題

設計與使用體驗相關主題:

  1. UI/UX
  2. Mobile First 設計
  3. 規劃與設計流程
  4. Gutenberg 區塊 Blocks 相關
  5. 品牌設計與網站整合
  6. 字體與字型
  7. 其他設計相關

安全性、資料管理、隱私相關主題:

  1. 外掛與安全性
  2. 主機與網站安全性
  3. GDPR 配置相關
  4. 緊急應對與惡意攻擊對策
  5. 資料保護
  6. 其他安全性相關

商務應用與企業經營相關主題:

  1. WordPress 電子商務整合
  2. 品牌經營
  3. 行銷策略
  4. 公司經營
  5. Freelance 經營
  6. SEO 與內容經營相關
  7. 社群媒體
  8. 其他商用應用

生涯與個人發展相關主題:

  1. 創業與經營
  2. 個人品牌經營
  3. 部落格經營
  4. 學習與成長
  5. 育兒應用
  6. 心理健康
  7. 其他

社群與生態圈相關主題:

  1. 如何經營 WordPress 生態圈
  2. 出一份力共同成長 WordPress
  3. 社群的力量
  4. 社群活動
  5. WordPress 如何可以更好
  6. 其他

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