心得與紀錄
疫情後很多實體的社群活動如雨春筍般冒出來，常感覺得在台灣有這樣蓬勃的技術社群能量真的很幸福。由於轉職後比較沒事情做(沒案子)，想說就來報名 WordCamp Taiwan 2023 的志工。這篇文章就來記錄參與志工的過程與一些心得吧。
報名志工
今年 WordCamp Taiwan 2023 的報名招募可以讓人選擇組別志願，建議挑選一些有興趣但不是自己專業的組別，這樣能趁機學到很多不同面相的經驗與換位思考。
關於組別
這次的組別分為以下幾種：
- 總召
- 網站組
- 議程組
- 公關組
- 場地組
- 贊助組
- 設計組
差不多4月初開始徵選，然後4月中就通知了，我進了議程組，想說還好之前曾在「世代談」當過活動執行，多少對邀約安排有點經驗XDDD
議程組要做什麼？
大致上有幾件重點事項：
- 議程規劃
- 講者招募與聯繫
議程規劃
就是議程的流程規劃，例如規劃活動主題、規劃報名流程、場次時段等等，畢竟 WordCamp 的核心除了交流以外就是議程了，大多數的參與者會被議程內容吸引，因此可以算是相當重要的環節。
議程報名資訊
- 規劃議程場次、時間
因為無預設講者數量，所以一開始沒有明確定義場次與時間。但為了明確描繪出活動輪廓，我們最後還是先定義可能的場次量與時段，這樣比較好進行準備與後續的調整。由於場次規劃跟場地有可能互相影響，因此要注意有時候會有突發狀況，例如場地更換等等。
- 定義議程主軸
如果一開始就明確的議程主軸，可以照主軸來規劃。如果沒有的話，直接海選就可以，到時再依照投稿狀況來分類與調整。
- 議程盡量跨領域
由於 WordCamp 的精神是開放與平等，盡可能讓議程內容包含很多領域，例如開發、設計、商業、社群等等，我們有規劃出一個廣泛的分類定義可以參考。(下面附錄)
釋出報名資訊
- 原本規劃：
- 講者公開招募（2023 年 6 月 26 日）
- 講者公開招募截止（2023 年 7月 31 日）
- 講者遴選作業（2023 年 8 月 7 日）
- 通知獲選講者（2023 年 8 月 21 日）
- 公布講者名單（2023 年 8 月 28 日）
- 後來公開招募晚了約一週，也延後了截止招募一週，後來就沒有影響太多時程。
- 但講者通知初期規劃漏了需要二次確認，所以建議未來記得直接列出以下流程。
- 講者公開招募
- 講者公開招募截止
- 講者遴選作業
- 通知獲選講者
- 二次獲選講者
- 公布講者名單
與網站組、贊助組、公關組協同作業
說起來越到後期才意識到議程組相當重要，講者招募需要與網站組和公關組協調，而贊助組、公關組會需要招募完畢後的議程規劃以利後續宣傳，以上這些事情會一起冒出來，也就是越快越好，甚至是先把議程時段規劃丟出來，開始賣盲鳥票都是可以考慮的。真的越快越好，先求有再求好。有越多資料才有很多籌碼可以配合票務與場務。
關於宣傳
由於宣傳由公關組處理，老實說不太確定他們的宣傳流程，我們就盡量提供需求資料，例如講者招募資料、一些介紹文字等等。
講者招募與聯繫
當講者招募資料完成後就差不多可以開始公開招募囉～大致有以下幾件事要處理：
- 錄取資訊
- 活動流程
- 講題資料確認
- 票務、禮品確認
- 其他確認
錄取資訊
關於錄取資訊，我們進行了兩次講者聯絡，第一次先通知錄取講者並且在確認是否會出席，第二次則是正式通知後續溝通流程，信件內容包含了：
- 餐點飲食
- 議程流程時間
- 講題大綱確認
- 活動出席狀況(是否攜伴)
- 簡報截止時間
- 禮品尺寸問題
- 其他
活動流程
因為講者招募狀況有很多變化，議程場次也有可能因此調整，如果講者報名數量高於或低於預期，就必須要滾動式變化。
講題資料確認
盡可能越早拿到題目越好，這部分跟宣傳有很大影響，越早釋出對招募參加者會越有幫助唷。
票務、禮品確認
活動多半會有參加者衣服與小禮物，尺寸之類、品項等等都記得跟設計組確認。
其他確認
講者在籌備過程有可能會提出問題，就盡可能持續溝通協調。
補充
可能沒有講者？
起初其實滿擔心沒有招募到講者，這部分可以跟各夥伴一同討論與支援，例如主動邀稿等等方式都是可以執行的。
議程類型差異
這次覺得較可惜就是議程類型缺少前端、設計類型，我想這部分一樣可以透過主動邀稿方式來處理。
感謝
最後謝謝兩位夥伴 Calvin 和 Alfred 的共事，讓議程組能順利運作。也謝謝 WordCamp Taiwan 2023 所有志工夥伴，一起完成活動！
建議與改進
這邊提出一點建議，希望下次籌備時可以參考：
議程規劃
- 不太需要先規劃議程主軸，直接用「當年度WrodCamp」趕快先釋出報名資訊就對了
- 也建議同步開始盲鳥票務宣傳
議程報名宣傳優先
- 議程組初期花了比較多時間在確認主題與招募細節，後來覺得招募細節可以建立SOP，盡可能趕快丟出招募資訊，越快越好。
活動經驗傳承
- 每個組別盡量留下籌備流程，當新的志工準備新的活動時可以直接參考。這也是這篇文章誕生的原因XD
可以參考的主題分類定義
未來籌辦時可以參考～
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